Menyusun to do list harian atau daftar tugas harian merupakan skill yang penting banget buat kamu pelajari. Apalagi buat kamu millenials yang super sibuk, to do list bakal membantu kamu menentukan prioritas dalam mengerjakan setiap tugas.
To do list yang disusun dengan baik dan benar, bakalan sangat bantu aktifitasmu menjadi terorganisir lebih baik. Dan ada saat berharga lainnya yang pastinya bikin lega pikiran dan perasaan ketika kamu bisa cheklist satu per satu isi dari to do list milikmu.
Pastinya, sebagian dari kamu sudah pernah buat to do list tapi aktivitas harian tetap saja berantakan. Bisa jadi ada kesalahan yang membuat manajemen to do list kamu gak sesuai harapan.
Apa Itu To Do List?
To do List adalah bagian dari perencanaan yang berupa sekumpulan daftar tugas yang perlu diselesaikan dalam rentan waktu tertentu. Dibuat dalam rentan waktu tertentu (harian, mingguan atau bulanan).
Psikolog dan Penulis, Dr. David Cohen yang dikutip dari laman theguardian menyatakan setidaknya ada tiga alasan ia membuat to-do-list yaitu mengurangi keribetan dalam mengatur tugas, membuat tugas menjadi terstruktur, dan memastikan rencana bisa dijalankan. Pada akhirnya to-do-list adalah bukti akan apa yang sudah dicapai dalam kegiatan harian, mingguan, atau bulanan.
Berikut tips menyusun to do list harian kamu agar sekadar wacana, kuy !!!
1. Buat di hari sebelumnya
Kamu bisa membuat to do list sebagai perencanaan besok di hari ini. Jadi ketika esok pagi tiba, kamu sudah tahu apa saja yang harus kamu lakukan.
Selain itu, ada juga yang memberikan saran untuk menyusun to do list harian pada malam hari sebelum kamu tidur. Hal ini bisa membantumu dapat lebih fokus dan tenang dalam merencanakan hari esok yang akan datang, karena kamu sedang rileks setelah sibuk bekerja atau sekolah/kuliah.
Membuat to-do-list saat malam juga berarti memberikan waktu lebih luang untuk memikirkan apa-apa saja yang diprioritaskan dan harus dikerjakan. Membuatnya saat pagi sebelum kerja justru bisa membuat terburu-buru dan to-do-list yang dibuat tidak efektif.
2. Urutkan dan Perjelas Prioritas
Sebagaimana kita menyusun daftar belanjaan, apa yang ditulis diawal lebih cenderung akan kita cari lebih dulu. Sama halnya dengan menusun to-do-list, sebaiknya menyusun berdasarkan urutan prioritasnya. Tugas atau kegiatan yang dianggap paling mendesak diurutkan pertama agar lebih mudah diingat dan menjadi fokus.
Bagaimana jika to-do list yang kamu miliki berisi terlalu banyak pekerjaan, dan kamu merasa terlalu terbebani dan stres? Kamu bisa coba mengurangi berbagai pekerjaan dan menulis prioritas untuk menghindari kebingungan ini.
The Muse menyarankanmu untuk memberlakukan metode 1-3-5 agar penentuan prioritasmu bisa lebih mudah.
Maksudnya adalah, kamu coba tentukan satu pekerjaan yang besar, tiga pekerjaan sedang, dan lima pekerjaan kecil yang harus kamu lakukan dalam sehari dan tulis dalam to do list yang kamu buat.
Secara umum, ini adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam sehari oleh seseorang. Penentuan prioritas ini juga dapat membuatmu lebih produktif dan menghindari tekanan karena banyaknya pekerjaan yang harus kamu lakukan.
3. Berilah Penjelasan Rinci di Setiap Tugas
Agar to-do-list benar-benar efektif, buatlah penjelasan rinci di setiap list tugasnya. Misalkan tugas membuat artikel, tulislah secara terperinci apa saja yang menjadi target seperti ‘menulis artikel dari pendahuluan sampai tinjauan pustaka’. Jangan hanya membuat to-do-list dengan hanya menulis ‘Buat Artikel’ karena justru akan membuat bingung dan tidak terarah yang justru akan membuang-buang waktu.
4. Pastikan Kamu Hanya Menuliskan Tugas yang Pasti Bisa Dikerjakan
Terkadang dalam menyusun to do list harian kita terlalu berobsesi mengerjakan banyak hal bahkan untuk tugas yang jelas tak akan sempat dilakukan. Hal seperti inilah yang harus dihindari. Pastikan bahwa to-do-list yang ditulis benar-benar penting dan bisa dikerjakan. Memaksakan memasukkan tugas yang sudah pasti tidak bisa dikerjakan dalam to-do-list akan berdampak buruk seperti stress karena terlalu banyak yang harus dikerjakan.
Dampak lain adalah perasaan gagal karena sering melihat list yang tidak dicoret/dicontreng, hingga yang lebih parah adalah merasa biasa saja dengan list yang tidak dilakukan karena sudah sering dilihat. Dampak terakhir ini tentu saja akan membuat kebiasaan menulis to-do-list justru tidak lagi efektif.
Kamu bisa coba menggunakan Metode SMART, untuk mengukur target harian, mingguan atau bulanan dari to-do-list yang anda tulis.
5. Susun Perkiraan Waktu Penyelesaian Setiap Tugas
Agar efektif, tugas-tugas dalam to-do-list harus sudah dipertimbangkan waktu pengerjaannya. Apakah bisa diselesaikan dalam hari bersangkutan atau hanya berapa persennya saja.
Dengan membuat perkiraan waktu, kalian bisa memperkirakan berapa jam jika semua tugas ingin diselesaikan. Jika melebihi waktu harian, tentu harus ada tugas-tugas yang diprioritaskan atau mempertimbangkan mengerjakannya sebagian dahulu.
Setelah menulis dan memprioritaskan berbagai tanggung jawab yang ada, kamu bisa menjadwalkan pekerjaan berdasarkan jam atau tanggal. Dilansir dari Forbes, hal ini penting untuk membuatmu fokus saat melakukan pekerjaan, dan menghindari gangguan dari hal-hal lainnya.
Selain itu, hal ini bisa membuatmu bekerja dengan lebih disiplin dan terhindar dari menunda pekerjaan.
6. Tuliskan Dengan Kalimat Perintah
Banyak yang berpendapat bahwa menulis dengan kalimat perintah ini secara sadar atau tidak bisa sangat membantu mengefektifkan to-do-list.
Kalimat perintah menjadi pemicu diri untuk dengan serius mengerjakannya. Sebagai contoh jika ingin mengerjakan artikel, jangan hanya tulis ‘artikel’ tetapi menjadi ‘kerjakan artikel’.
Jika memang perlu, kalian juga bisa menambangkan kata-kata penyemangat lain seperti alasan mengapa hal tersebut harus dikerjakan.
To-do-list pada hakikatnya adalah cara kita memberi perintah pada diri sendiri untuk mengerjakan sesuatu. Penerapan to-do-list di kehidupan sehari-hari bisa memberikan arahan pada diri sendiri untuk mengerjakan hal yang memang penting dan membuat mindset pada diri bahwa ‘masih ada pekerjaan X yang harus saya selesaikan’.
7. Jadwalkan Sesi Istirahat
Jangan lupa pastinya kamu juga perlu alokasikan jadwal untuk istirahat sejenak di tengah-tengah pekerjaan atau tugas-tugas sekolah /kuliah.
Beristirahat sejenak , terutama saat sedang jenuh, seringkali bisa memicu munculnya inspirasi untuk menyelesaikan pekerjaan. Adakalanya istirahat sejenak juga bisa menyuntikkan kembali motivasi kerjamu, bahkan untuk jangka waktu panjang.
Pastikan kamu tidak lupa untuk menjadwalkan istirahat saat sedang membuat to do list, ya! Istirahat ini bisa berupa olahraga ringan di kantor, olahraga mata, hingga sekadar pergi ke kamar kecil atau minum sebentar.
Bacaan : Linovhr, Glints